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Der erste Drehtag, das erste Shooting in meiner Location.

Eine Location ist der Ort an dem Dreharbeiten und Fotoshootings stattfinden. Und auch wenn eine Produktion akribisch vorausgeplant wird, können viele unvorhersehbare Ereignisse zu spontan erforderlichen Änderungen vor Ort führen. Bleiben Sie als Motivgebende an Drehtagen so flexibel wie möglich, damit das Team den Drehplan bei Bedarf ändern und mit Ihnen gemeinsam neu organisieren kann.

Mit professioneller Unterstützung gelingt jeder Drehtag, jedes Shooting.

Motivgebende überlassen Produktionen eine Immobilie, die diese für eine bestimmte Zeit als Hintergrund, als Kulisse und als Set nutzen werden. Wie Motivgebende einen reibungslosen Produktionsablauf mit wenig Aufwand unterstützen können und wie eine professionelle Location-Vermietung gelingt, beschreiben wir anhand grundlegender Abläufe eines Drehtages, eines Fotoshootings.

Die professionelle Location-Vermietung.

Vergessen Sie nicht!  Die Produktion hat Ihre Location auf der Plattform LocationRobot gefunden. Ihr Inserat bildet die Grundlage für die Buchung; die Informationen Ihres Portfolios sind jedoch auch die Basis für die Planung der kommenden Drehtage, des Shootings. Ihre Location wird dann zu einem Arbeitsplatz. Zu einem Drehort oder einer Fotolocation.

Die Nutzung Ihrer Location als Motiv unterscheidet sich in wichtigen Punkten von Immobilien-Vermietungen als Wohn- und Gewerbeimmobilien. Auch mit der Vermietung an Feriengäste hat eine professionelle Motivüberlassung wenig gemeinsam.

Die Produktionen - Film- oder Fotoproduktion.
Dreharbeiten sind aufwändig und in den meisten Fällen weit aufwändiger als eine Fotoproduktion. Dies betrifft die Größe und Zusammensetzung des Teams, die eingesetzte Technik, die logistischen Anforderungen - den Gesamtaufwand. Rechnen Sie bei Dreharbeiten mit einem großen Team aus Spezialisten, mit Schauspielern, Komparsen, Filmtieren, mit viel Logistik und viel Technik samt deren Energiebedarf und mit den Fahrzeugen, die zu einem Fuhrpark aus großen Wohnwagen anwachsen können.
Die Teamgrößen von Fotoproduktionen variieren, je nachdem um welches Thema, um welches Produkt es geht - das fotografiert wird. Handelt es sich z.B. um reine Produktfotos werden keine Modelle anwesend sein. Aufwändige Fotoproduktionen mit mehreren Modellen oder mit Kindern und deren Begleitpersonen, benötigen fast ebenso viel Platz wie Dreharbeiten, um das Shooting vorzubereiten und durchzuführen.

Inhaltsverzeichnis: Informationen für Motivgebende

Der erste Drehtag, das erste Shooting in Ihrer Location

  1. Ihre Location wurde gebucht - die Vorbereitung
  2. Leistungen der Location bei einer Vermietung
  3. Am Set
  4. Abnahme der Location
  5. Ihr Ansprechpartner - für Fragen aller Art

1. Ihre Location wurde gebucht - die Vorbereitung

Sobald eine Location gebucht wurde, setzen sich Produktionen direkt mit Motivgebenden in Verbindung und nehmen telefonisch Kontakt auf, um die Vorbereitung des Shootings zu besprechen. Ihr Ansprechpartner ruft Sie an. Selbstverständlich können sich Motivgebende ebenfalls an Ihre Ansprechperson wenden, vor allem bei aktuellen, eiligen und verbliebenen Fragen zum Ablauf, zur Raumnutzung oder zu technischen Fragen.
Vorbereitungsfragen sind üblich und können vorab direkt geklärt werden
• wie kann das Equipment angeliefert werden?
• gibt es Aufzüge und können diese genutzt werden?
• haben Sie neben Hausstrom auch Starkstrom und wo sind die Steckdosen?
• gibt es WiFi und wie hoch sind Download und Upload-Raten?
• dürfen die Möbel umgestellt werden?
• und vieles mehr!

2. Leistungen der Location bei einer Vermietung

Ein Produktionstag beginnt immer mit dem Eintreffen des Teams an der Location. Der Tag endet nach dem Aufräumen und nach dem Rückbau, wenn die Produktion die Location verlässt.

Der zeitliche Ablauf eines Nutzungstages
Nutzungstage können sein: ein Vorbautag, ein Drehtag, ein Standtag oder ein Rückbautag. Jeder Nutzungstag der gebucht wurde beginnt mit dem Eintreffen des Teams am Objekt. Der Motivaufnahmeleiter bei Film und TV oder der Produktionsmanager bei Video und Foto, kommen vor dem restlichen Team am ersten Nutzungstag an der Location an, um alle verbliebenen Fragen zur Location mit Ihnen zu klären: mit diesem Ansprechpartner stimmen Sie alle verbliebenen Fragen zur Vermietung ab.
Die Nutzungszeit, Beginn und Ende der Vermietung, haben Sie vereinbart. In die Nutzungszeit fallen alle anfallenden Aufgaben einer Produktion: der Aufbau und Abbau der Sets, Installationen der Technik wie Beleuchtung und Ton, die Vorbereitungen und die Nachbereitungen, die Pausen mit dem Catering, die Aufnahmezeiten und die Standzeiten. Darüber hinausgehende Stunden, alle Überziehungen werden mit Overtime vergütet. Die Nutzung endet mit dem endgültigen Verlassen der Location, die von der Produktion in den ursprünglichen Zustand „zurückgebaut“ wird und besenrein an Sie übergeben wird, inklusive der Müllentsorgung.

Vorbereitung der Location
Die Produktion erwartet Ihre Motive, Ihre Innenräume und Außenbereiche genauso vorzufinden, wie sie im Inserat angeboten wurden. Bitte ändern Sie daher nichts Wesentliches an den Räumen. Sie müssen nichts verschönern, denn die Enttäuschung ist groß, wenn vor Ort eine völlig andere Situation als auf den Fotos vorherrscht. Halten Sie unbedingt Rücksprache mit Ihrem Ansprechpartner der Produktion bevor Sie Änderungen an Ihrer Location vornehmen.
Räumen Sie lediglich alle privaten Dinge und zu wertvolle Objekte in einen separaten Raum der nicht genutzt wird und schließen Sie diesen Raum ab.
Die Location übergeben Sie sauber und besenrein. Es handelt sich bei einer Vermietung fast immer um eine Exklusivnutzung durch die Produktion. Dies bedeutet: die vermieteten Räume sind während der Nutzungszeit für Sie, für Ihre Familie oder Mitbewohner, absolut tabu. Achten Sie darauf, dass in Ihrem Garten und vor allem vor den Fenstern Ruhe herrscht.
Die Produktion wird Ihre Möbel und die Ausstattung der Räume nutzen. Nicht inbegriffen sind die Nutzung Ihrer Geräte, Ihres Geschirrs oder generell: Ihrer Küchenausstattung. Der Inhalt Ihrer Schränke ist für eine Produktion absolut tabu. Für sanitäre Artikel wie Hygieneartikel wird die Produktion sorgen.

Sie stellen der Produktion neben den Räumen und der Einrichtung auch die Grundversorgung wie Heizung, Wasser, Gas und Hausstrom zur Verfügung sowie während des gesamten Tages, eine Ansprechperson als Motivbetreuung für technische und logistische Fragen. Diese Betreuung kann ohne Probleme telefonisch oder „stand-by“ erfolgen. Sie müssen den Tag nicht am Objekt verbringen, jedoch zur Abnahme und Endabnahme jeweils anwesend sein. Ermöglichen Sie den Zugang zu relevanten
Bereichen wie zur Stromversorgung oder zur Netzanbindung.

Die Logistik, ein wichtiger Punkt!
Gegebenheiten, die für die Anreise des Team zum Objekt relevant sind oder für das Anliefern des Equipments und für das Parken von Fahrzeugen notwendig oder gar obligatorisch sind und für die Nutzung und die Aufnahmen im Objekt wichtige Informationen darstellen, werden immer vorab und gemeinsam besprochen: zwischen Ihnen und Ihrer Ansprechperson.

Motive und Nebenräume
Produktionen unterscheiden grundsätzlich zwischen Räumen, in denen gefilmt oder fotografiert wird (Motive) und Räumen, die für die Organisation und die Logistik genutzt werden (Nebenräume).
• Motive: aus den angemieteten Räumen und Flächen trifft die Produktion die Motiv-Auswahl
• Nebenräume: aus den übrigen Räumen und Flächen werden Produktionsräume

In der Regel sind Nebenräume Bereiche oder Räume für den Teamaufenthalt oder das Catering, ein Raum als Maske und als Garderobe für Darsteller oder Models, Badezimmer/WCs aber auch Materiallager oder Stellplätze für PKW, Vans, etc. Diese bieten Sie nur dann an, wenn sie zu Ihrem Objekt gehören. Öffentliche Parkplätze können Sie nicht vermieten.

3. Am Set

Das jeweilige Set wird besonders behandelt und ist für die gesamte Produktion eine Art schützenswerter Bereich, eine Art Sperrzone - dies gilt solange, bis das Set von der Aufnahmeleitung freigegeben wird.
Anweisungen an das Team existieren als festgelegte Ansagen und Kommandos. Es ist die Aufgabe der Setaufnahmeleitung, alle wichtigen Anweisungen weiter zu geben und Aufgaben zu koordinieren, um allen Beteiligten eine effektive, reibungslose Arbeit am Set zu ermöglichen.

„Ton läuft!“ - „Kamera ab!“ - „und Bitte!“

Bei Dreharbeiten mit Originalton muss rund um das Set für absolute Ruhe gesorgt werden. Dies gilt für alle. Vor allem gilt dies für die Motivgebenden, die das Objekt ggf. bewohnen. Der Aufnahmeleiter kündigt den Dreh an, der Ton bestätigt und zuletzt bestätigt die Regie mit „und Bitte!“. Oder mit dem legendären „Action!“

• Mobilgeräte ausschalten - keinerlei Telefonate am Set
• Lärmquellen wie Telefon, Radios, TV, elektrische Geräte oder Computer ausschalten
• jegliche Aktivitäten am Set und in Set-Nähe bitte einstellen

Falls mit Ton gedreht wird sorgen Motivgebende dafür, dass im Objekt keinerlei Geräusche entstehen können: alle Geräuschquellen unbedingt ausschalten und auf die Anweisungen der Aufnahmeleitung achten. Gespräche am Set nur im Ausnahmefall - und nur dann, wenn die Kamera und der Ton nicht laufen. Auch bei Proben sind Geräusche absolut störend.

4. Abnahme der Location

Bevor der Drehtag oder das Fotoshooting beginnt, findet die erste Abnahme der Location statt. Motivgebende begehen dazu gemeinsam mit Ihrer Ansprechperson alle Räume und Bereiche, die von der Produktion gemietet wurden oder genutzt werden. Im Protokoll halten Sie gemeinsam alle Auffälligkeiten fest.

Die gemeinsame Begehung der Location zu Beginn und zum Ende der Nutzungszeit, ist vor allem dann zu empfehlen, wenn die Ausstattung wertvoll ist. Wenn das Team sehr groß ist und die Anzahl der genutzten Räume ebenfalls, wird die Aufsicht für die beste Aufnahmeleitung sehr unübersichtlich.
Eventuelle Schäden werden im Endprotokoll festgehalten. Fotos von Schäden als Nachweis erstellen Sie sofort. Im Motivvertrag findet sich dazu ein Passus, der diesen Punkt behandelt. Bei Bedarf kann Ihre Ansprechperson eine Kopie des Versicherungsnachweises vorlegen.

Sollten Sie Ihrer Ansprechperson einen Zweitschlüssel ausgehändigt haben, erhalten Sie den Schlüssel zur vereinbarten Zeit wieder zurück. Spätestens zum Ende der Nutzungszeit.

Abnahme der Location - das Übergabeprotokoll, bei Beginn und zum Ende der Nutzungszeit
Halten Sie Zeiten und Zählerstände im Protokoll fest. Ihre Ansprechperson unterschreibt das Abnahmeprotokoll, das immer von Seiten der Produktion in doppelter Ausführung zur Location mitgebracht wird.
Die Endabnahme ist immer die letzte Handlung - wenn alle anderen das Objekt bereits verlassen haben.

5. Ihre Ansprechperson - für Fragen aller Art

Wenn Sie eine Frage oder eine Bitte an das Team haben, wenden Sie sich bitte ausschließlich an Ihre Ansprechperson. Sie wird alle Anweisungen an das Team oder an die Darsteller in Ihrem Auftrag weitergeben und alle Fragen aus dem Team an Sie herantragen und mit Ihnen besprechen.
Ihre Ansprechperson übernimmt Bezahlungen vor Ort (Produktionskasse) und verhandelt ggf. notwendige neue Konditionen. Sie führt eventuelle, weiterführende Vereinbarungen, wie auch alle Verhandlungen über Mehrkosten.
Und vergessen Sie nicht, sich die Overtime-Zeiten oder einen möglichen Mehraufwand für Energie oder Reinigung bestätigen und in bar, vor Ort, gegen Beleg, vergüten zu lassen.

Fazit

Beim Film werden sich die Schauspieler in Ihren Räumen nach Drehbuch bewegen und den gelernten Text sprechen. Fotomodelle nutzen die Räume als Rahmen, als Hintergrund um in ihnen zu posen und Produkte zu bewerben. Tonaufnahmen finden bei Fotoproduktionen i.d.R. nicht statt. Gerne wird jedoch von beiden Produktionen ein Making-of, ein Film über das Entstehen, und ein Behind-the-Scene, also die Szenen „hinter den Kulissen“ gedreht. Solche Videos können Tonaufnahmen beinhalten.

Produktionen haben eines gemeinsam: sie benötigen Platz und Ruhe um konzentriert produzieren zu können, wie auch Bereiche zur Erholung in den Pausen. Neben den Motiven, den „Sets“ an denen die Aufnahmen entstehen, sind die Nebenräume für den Teamaufenthalt und das Catering, für Hair- und Make-Up und Styling, für Maske und Garderobe und der Raum oder Bereich für das Film- oder Foto-Equipment, wichtige logistische und soziale Bereiche für die Filmcrew.

Eine gut vorbereitete Location und eine professionelle Motivbetreuung, die über die speziellen Anforderungen einer Film- und Fotoproduktion informiert ist und die Branchenbesonderheiten versteht, wird von Produktionen sehr geschätzt und als Motiv sicherlich nicht nur einmal gebucht.