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Die erste Anfrage für mein Location-Inserat

Die erste Anfrage für eine Film- oder Fotoproduktion zu erhalten ist spannend und aufregend und der erste Gedanke gilt wahrscheinlich der Frage: wer hat angefragt? Ob dies nun ein beliebter TV-Sender oder eine große Werbeagentur war, die erste Vermietung wirft sicherlich weitere Fragen auf.

Anfragen für das Location-Inserat auf der Plattform LocationRobot.de

Film- und Fotoproduktionen informieren sich anhand der aussagekräftigen und professionell gestalteten Inserate über geeignete Locations. Nur ein vollständig gescoutetes Portfolio einer Location hilft bei der Suche und der Vorauswahl solch geeigneter Locations: durch die aussagekräftigen Fotos, die vollständigen Motivlisten im Innen- und Außenbereich, durch die informative Location-Beschreibung und durch technische und logistische Basisinformationen.

Nur veröffentlichte Location-Inserate können angefragt werden

Produktionen fragen Locations direkt auf der Plattform LocationRobot an. Jede Anfrage wird online ausgefüllt und gesendet. Anfragen sind für professionelle Film- und Fotoproduktionen unverbindlich und kostenlos. Die Anfragen kommen aus der sehr umfangreichen Film- und Fotoindustrie und können daher sehr unterschiedlich sein und vielfältige Themen beinhalten.

Vergessen Sie nicht: Ihr Location-Inserat bildet die Grundlage jeder Motivsuche und jeder unverbindlichen und kostenlosen Anfrage und Reservierung, jeder Buchung und jeder erfolgreichen Vermittlung Ihrer Location.

Jede eingehende Anfrage wird vom Buchungssystem der Internet-Plattform erfasst. Die Anfrage und Bearbeitung der Anfrage erfolgt ausschließlich digital und ermöglicht Motivgebenden die Übersicht über den aktuellen und stets transparenten Bearbeitungsstand der Anfragen.

Neben den formalen Angeboten und Möglichkeiten des Marktplatzes und der Plattform LocationRobot, unterstützt das LocationRobot-Team beim Optionshandling und Buchungslauf und begleitet Motivgebende bis zur Location-Buchung. Wir beschreiben nachfolgend die wichtigsten Bearbeitungsschritte von Anfragen unter den Gesichtspunkten der branchenbezogenen Prozesse einer professionellen Location-Vermietung.

Anfragen und Buchungen für Film- und Fotolocations unterscheiden sich in einigen wichtigen Punkten von den gewohnten Abläufen privater oder gewerblicher Immobilienvermietungen.

Wir stellen Ihnen die wichtigsten Unterschiede vor und beschreiben die Unterstützung bei der Bearbeitung Ihrer Anfragen, so dass mit Hilfe des professionellen Anfrage- und Buchungssystems, jede Anfragebearbeitung problemlos gelingt: von der unverbindlichen Anfrage bis zur erfolgreichen Vermietung.

Professionelle Unterstützung - die LocationRobot-Anfragebearbeitung
Wir begleiten alle Bearbeitungsschritte Ihrer Anfragen und unterstützen Sie bei den Buchungs- und Vertragsmodalitäten. Sie entscheiden und bleiben stets informiert.

Ihre Vorteile bei LocationRobot
• kostenloses Motivgeberkonto - kostenlose Inserate
• kein Abonnementzwang, keine Verpflichtungen wie Exklusivrechtevergabe oder Langzeitbindungen
• kostenlose digitale Anfragebearbeitung und Verwaltung der Optionen (Reservierungen)
• kostenlose Vertragsvorlagen für Motivvertrag und Kostenplan
• kostenlose Unterstützung und Hilfestellung durch das LocationRobot-Team
• kostenlose digitale Kalenderverwaltung
• kostenlose Terminvereinbarung für Besichtigungstermine (Recce)

Das LocationRobot-Team leitet alle Informationen zu Anfragen weiter und benachrichtigt beide Parteien jeweils dann, wenn neue Details und Informationen zu Anfragen vorliegen. Das LocationRobot-Team unterstützt Sie bei einer professionellen und branchenspezifischen Anfragenbearbeitung. Die Bearbeitung Ihrer Anfragen ist kostenlos. Erst bei einer Buchung und erfolgreichen Vermittlung erfolgt der Provisionsanspruch der Plattform.

Jede Anfrage führt über mehrere Bearbeitungsschritte, die alle zur Buchung Ihrer Location als Drehort oder als Fotolocation führen.

Inhaltsverzeichnis: die erste Anfrage für Ihr Location-Inserat

1. Die Anfragebearbeitung
2. Der Status Ihrer Anfrage
3. Die Kosten und Konditionen einer Vermietung
4. Die Location Besichtigung
5. Die LocationRobot Vermittlungskonditionen

1. Die Anfragebearbeitung

Alle Anfragen werden von Interessenten erstellt: professionelle, kommerzielle und gewerbliche Produktionen aus der Film-, TV- und Fotoindustrie fragen Ihre Location online auf dem Marktplatz an.

Jede Location-Anfrage erfolgt mit einem Anfrageformular

Das Anfrageformular befindet sich direkt bei Ihrem Location-Inserat auf LocationRobot. Wenn eine Produktion an Ihrer Location interessiert ist, füllt sie das Formular mit ersten Produktionsdaten aus. Ohne Anfrageformular können grundsätzlich keine Anfragen von Produktionen entgegen genommen werden.

Die ersten Produktionsdaten - die Basisdaten jeder Anfrage im Anfrageformular

• Art der Nutzung (Foto- oder Filmproduktion)
• Datum der Produktion
(Nutzungstage, Dauer und Nutzungszeiten)
• Setbau Informationen
(wie Schreiner-, Maler-, Elektro- oder sonstige Umbauten/Veränderungen für Sets oder Logistik)
• Teamgröße
(Anzahl der Personen, gesamt inkl. Darsteller/Modelle)
• Motivkostenkalkulation
(Motivmiete als Kaltmiete und Nebenkosten zzgl. Umsatzsteuer)
• Projektbeschreibung
(Zweck, Plot/Inhaltsangabe/Szenen, erster grober Ablaufplan)
• Fragen und Nachricht
(Anforderungen oder Wünsche der Produktion an Motivgebende)

Hinweise: Produktionsdaten sind erste, grobe Basisinformationen. Bevor eine Anfrage an Sie weitergeleitet wird, erfolgt eine kurze Vorprüfung - soweit dies möglich ist. Das LocationRobot-Team versucht nur solche Anfragen an Sie weiterzuleiten, die Ihren Vorgaben weitgehend entsprechen. Diese Vorgaben wurden von Ihnen im Inserat festgelegt.

Sie haben die erste Anfrage für Ihr Location-Inserat auf LocationRobot erhalten
Anhand der ersten Basisinformationen der Produktion, prüfen Sie nun völlig unverbindlich, ob eine Anfrage grundsätzlich in Frage kommt
• Prüfung der angefragten Termine und Zeiten auf Verfügbarkeit
• Prüfung der Umsetzung und Realisierung des Projektes in Ihrer Location
• Prüfung der Kosten bezogen auf die Konditionen der Anfrage

Ihr Feedback auf Anfragen - immer so schnell wie möglich
Beantworten Sie Anfragen schnellstmöglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Erhalt der Anfrage. Ihr Feedback teilen Sie bitte schriftlich mit. Dieses Feedback wird an die Produktion weitergeleitet
bei Interesse und Reservierung: ja, ich bin an der Anfrage interessiert
bei Fragen und Prüfung: ja, ich bin interessiert, habe aber noch Fragen
bei Absage: nein, ich bin an der Anfrage nicht interessiert

Hinweise: Sollten Ihnen zur Beantwortung einer Anfrage wichtige Informationen fehlen, formulieren Sie Ihre Fragen bitte schriftlich. Fragen werden an Ihre Interessenten weitergeleitet mit der Bitte um eine schnellstmögliche Bearbeitung. Die Bearbeitung Ihrer Anfrage beginnt, sobald Sie die Anfrage eines Interessenten annehmen und LocationRobot mit der Bearbeitung beauftragen.

Absagen und unbeantwortete Anfragen
Nach Ablauf von 48 Stunden ohne Feedback wird eine Anfrage aus datenschutzrechtlichen Gründen abgesagt. Die jeweilige REQ-Nummer mit den Anfragedaten und den Inhalten der Anfrage, werden DSGVO-konform storniert.

In Ihrem Motivgeberkonto sind wichtige Informationen hinterlegt
Bitte prüfen Sie die von Ihnen hinterlegten Daten in Ihrem Motivgeberkonto und die Daten Ihrer Location-Inserate. Aktualisieren Sie diese Daten, da sie zu Vertragsdaten in Motivverträgen werden.

Ein Direktkontakt zwischen Motivgebenden und Produktionen ist grundsätzlich nicht vorgesehen
Alle Fragen und Informationen zu Anfragen werden weitergeleitet. Benachrichtigungen erfolgen an beide Seiten jeweils dann, wenn neue Details und Informationen, Änderungen oder Updates vorliegen. Beide Seiten bleiben solange anonym, bis eine entsprechende Relevanz vorliegt. Kein Direktkontakt ohne Relevanz - zum Schutz der Privatsphäre.

Hinweise: Eine Relevanz ist gegeben, wenn eine Produktion eine Vorbesichtigung einer Location wünscht oder eine Location buchen möchte. Persönliche Daten, Kontaktdaten, Location-Adressen, Grundrisse oder sonstige, personenbezogene Daten, werden zu keiner Zeit ohne Ihr Wissen oder ohne Ihr Einverständnis, an Dritte weitergegeben.

2. Der Status einer Anfrage

Mit Hilfe von Mitteilungen werden Motivgebende und Interessenten über den aktuellen Anfrage-Status schriftlich auf dem Laufenden gehalten. Jeder Statuswechsel wird kommuniziert. Sobald sich ein Status ändert wird die Anfrage aktualisiert.

Die REQ-Nummer - wichtiger Bestandteil jeder Anfrage
Für jede Anfrage vergibt das Buchungssystem eine Identifikationsnummer, die aus einer einmalig vergebenen REQ, der Anfragenummer, besteht. Die REQ-Nummer bezieht sich immer nur auf eine einzelne Anfrage und wird über die gesamte Bearbeitungszeit bis zur Buchung mitgeführt.

Der Anfrage-Status und die Deadlines

Anfragen werden einem Bearbeitungsschritt zugeordnet, dem Anfrage-Status. Jeder Status unterliegt eigenen zeitlichen Fristen, an denen sich beide Seiten, die Produktion und Motivgebende, orientieren. Diese Fristen, genannt Deadlines, sind wichtige Termine.

Jeder Anfrage-Status hat eigene Deadlines

  • In Prüfung (Prüfungszeit der Verfügbarkeit, der Konditionen, der Realisierung)
  • 1. Option (Reservierungszeit der Location)
  • Buchung (Buchungslauf der Festbuchung mit Vertragsschluss)
  • Absage (Stornierung einer Anfrage)

Anfrage-Status: In Prüfung - eine Anfrage wird von Motivgebenden geprüft
Eingehende Anfragen bleiben solange im Status ‘In Prüfung’ bis die Verfügbarkeit, die Realisierung, die Konditionen, sowie wichtige, offene, verbliebene Fragen geklärt werden konnten. Nach dieser Prüfungszeit vergeben Motivgebende eine 1. Option oder sagen die Anfrage ab.
Deadline - In Prüfung: 48 Stunden bis zur Beantwortung (Feedback)

Anfrage-Status: 1. Option - die Location wird reserviert
Die 1. Option, die Motivgebende vergeben, entspricht einer Reservierung für einen bestimmten Termin oder für einen Zeitraum. Eine 1. Option ist jedoch keine Buchungszusage. Eine 1. Option vergeben Sie nur dann, wenn die Buchung grundsätzlich möglich wäre - unter Berücksichtigung der aktuell prüfbaren Basisdaten - jedoch unter Vorbehalt, für alle Ihnen noch nicht bekannten oder noch nicht prüfbaren Details und Planungen. Mit der Vergabe einer 1. Option, bestätigen Sie Ihrem Interessenten, die Location bis zur Deadline zu reservieren und für die reservierten Tage keine anderweitigen Anfragen anzunehmen oder anderweitige Reservierungen zu vergeben. Bis zur Option-Deadline geben Sie Ihren Interessenten Zeit, sich kostenlos und unverbindlich zu einer Buchung oder zu einer Absage zu entschließen. Mit der Vergabe einer 1. Option, erkennen Sie die Provisionsverpflichtung gegenüber LocationRobot an, die in Form einer Vermittlungsprovision im Falle einer erfolgreichen Vermittlung und Buchung anfällt.
Deadline - 1. Option: 7, 14 oder maximal 21 Tage bis zum Ablauf der Reservierung (Option)

Hinweise: Eine Options-Deadline wird i.d.R. nicht verlängert, wenn bis zum Beginn der Mietzeit, weniger als 7 Tage zur Verfügung stehen oder der LocationRobot-Buchungslauf nicht mehr ermöglicht werden kann.

Zu jeder Anfrage wird eine Kostenkalkulation ausgewiesen. Die Kosten und Konditionen beziehen sich auf die Anzahl der Nutzungstage, auf die Nutzungszeiten und die angegebenen Produktionsdaten. Alle Kosten und Preise sind in den Inseraten hinterlegt und gelten wie zum Zeitpunkt der Anfrage angeboten.

Anfrage-Status: Buchung - die Location wird gebucht
Spätestes bis zur Option-Deadline entscheidet sich die Produktion für eine Buchung. Ab hier beginnt der Buchungslauf mit den Vertragsmodalitäten, Motivvertrag und Kostenplan.
Deadline - Buchung: sofort, spätestens zum Ablauf der Deadline

Anfrage-Status: Absage
Abgesagte Anfragen werden gelöscht: mit der jeweiligen Anfragenummer, der REQ-Nummer, sowie den gesamten Inhalten und personenbezogenen Daten - gemäß der Datenschutzbestimmungen.
Deadline - Absage: 24 Stunden bis zur Anfrage Stornierung

Jedes Motivgeberkonto enthält alle Basisdaten, die für Anfragen benötigt werden

Zu jeder Anfragebearbeitung gehören Daten. Diese Daten haben Motivgebende im Motivgeberkonto hinterlegt. Sie sind die Voraussetzung dafür, dass die Anfragebearbeitung fehlerlos gelingt. Je genauer diese ausgefüllt wurden, umso schneller kann Ihre Anfrage bearbeitet werden.
Nicht alle Daten die Sie hinterlegt haben werden im Location-Inserat veröffentlicht. Vor allem personenbezogene Daten bleiben so lange geschützt und anonym, bis eine Relevanz vorliegt.

Hinweise: Eine 1. Option ist die Voraussetzung zu einer kostenlosen, unverbindlichen Location-Besichtigung.

Welche Art Daten werden für die Anfragebearbeitung benötigt?
Ihre Daten werden in die jeweiligen Formulare und Verträge eingefügt. Aus diesem Grund pflegen und aktualisieren Motivgebende alle Daten, um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen.
• Anfragen, Optionen: Alle Daten des veröffentlichten Location-Inserates
• Besichtigungen, Buchungen: Die genaue Location Adresse und Ihre Kontaktdaten
• Buchungen, Verträge: Die Vertragsdaten, die genaue Location Adresse
• Provisionsabrechnungen: Motivgeber-Kundenkonto, Kundenname und Adresse, Kundennummer

3. Die Kosten und Konditionen einer Vermietung

Das Kostenangebot in jeder Anfrage beinhaltet die Kosten für die angefragten Nutzungstage und Nutzungszeiten, zu den von Ihnen hinterlegten Konditionen.

Nutzungszeiten sind Mietzeiten
Produktionen fragen Locations für Nutzungstage und für Nutzungszeiten an. Innerhalb der Nutzungszeit finden alle Abläufe einer Produktion statt: die Vorbereitung, die Aufnahmen selbst, mögliche Pausen, Standzeiten und alle Arten von Nachbereitungen. In die vereinbarte Nutzungszeit fällt jedoch auch die Motivabnahme, die jeweils direkt vor Beginn und direkt nach Ende einer Produktion stattfindet.

Hinweise: In den meisten Ländern Europas entspricht ein Produktionstag einem Arbeitstag von i.d.R. 10 Stunden pro Tag - dadurch ergibt sich die Basis-Nutzungszeit einer Location von 08:00-18:00 Uhr.
Die möglichen erweiterten Nutzungszeiten einer Location legen Motivgebende fest. Bei Nutzungszeiten wird i.d.R. zwischen der Tages- und der Nachtzeit unterschieden: Tag ist in den Stunden von 6:00-22:00 Uhr. Nacht ist ab 22:00-6:00 Uhr am Folgetag.
Der Tagessatz entspricht i.d.R. einer Nutzungszeit von 10 Stunden pro Nutzungstag. Der Stundensatz lässt sich leicht errechnen: Tagessatz dividiert durch Anzahl der Stunden = Stundensatz.

Motivkosten: Motivmiete und Nebenkosten/Betriebskosten

Motivkosten setzen sich aus zwei Kostenarten zusammen: aus der Motivmiete (Kaltmiete), für die Überlassung der Location - sowie aus den Aufwendungen und Kosten für die Bewirtschaftung der Location, Nebenkosten oder Betriebskosten genannt. Preise für beide Kostenarten legen Motivgebende fest.
1. Motivmiete als Kaltmiete (Vergütung für die Überlassung der Location)
2. Nebenkosten als Pauschalen (Verbrauchs- und Betriebskosten)

Die Motivmiete (Kosten der Überlassung) bezieht sich auf die Nutzungszeit der gesamten Location: auf alle zur Vermietung stehenden Räume und Bereiche des Location-Inserates.
Die Nebenkostenpauschalen (Kosten für die Aufwendungen einer Vermietung) werden einzeln ausgewiesen. Sie sollen angemessen sein und dem durchschnittlichen Aufwand und Verbrauch entsprechen.

Energiepauschale als Tagespauschale: Aufwand und Verbrauch: Strom-, Gas-, Wasser, Heizung.
Endreinigungspauschale als einmaliger Pauschalbetrag: nach Beendigung einer Vermietung. Zwischenreinigungen durchzuführen und diese zu berechnen - sind nicht üblich.
Aufsicht- oder Sicherheitspersonalkosten als Stundensatz pro Person: bei Personaleinsatz wird jede Person nach Stunden berechnet.

Hinweise: Zuschläge oder Nachlässe auf o.g. Kostenpositionen sind möglich.
Bautage (Vorbautag, Rückbautag) und Standtage, werden mit 50 % der Motivmiete berechnet.
Jegliche Überziehung der vertraglich vereinbarten Nutzungszeit, wird direkt beim Vermietenden, vor Ort, hinzugebucht. Überziehungszeiten werden als Overtime pro Stunde berechnet. Der Stundensatz wird mit einem Overtime-Zuschlag von i.d.R. 150 % versehen. Es ist üblich angefallene Overtime sofort gegen Beleg zu vergüten.

Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer
Alle Kosten einer Vermietung verstehen sich als Nettobeträge zuzüglich Mehrwertsteuer, falls die Vermietung von einem Unternehmen oder Gewerbebetrieb erfolgt. Bei Vermietungen von privat wird keine Mehrwertsteuer berechnet, da für geringfügig erbrachte Leistungen von Privatpersonen bis zu einem gewissen Betrag keine Umsatzsteuerpflicht besteht.
Unverbindliches Kostenangebot oder Kostenplan
Für jede Anfrage werden die Motivkosten als unverbindliches Angebot, als cost-plus Kalkulation erstellt. Das finale Kostenangebot erfolgt, wenn alle finalen Produktionsdaten zu einer Anfrage vorliegen.
Kostenpläne zu Anfragen beinhalten alle Faktoren und Kosten der Vermietung und werden bis zur Buchung mittels Motivvertrag bei Bedarf laufend aktualisiert und als Kostenangebot mitgeführt.
Die Konditionen einer Vermietung - der LocationRobot-Buchungslauf
Der Buchungsvorlauf benötigt erfahrungsgemäß ca. 5 Werktage: jede Buchung setzt den Abschluss eines Motivvertrages voraus. Die Vertragsvorlage wird mit den Vertragsdaten der beiden Vertragsparteien ausgefüllt. Eine gültige Produktionshaftpflichtversicherung (Betriebshaftpflicht) ist Vertragsbestandteil. Aufgrund der Bearbeitungszeit für die Einholung der Unterlagen und der Vorkassenverpflichtung, kann eine Location nicht später als 5 Werktage vor Mietbeginn gebucht werden. Motivkosten sind in voller Höhe, zu 100 % sofort bei Vertragsschluss, spätestens jedoch 3 Werktage vor Produktionsbeginn, gegen Rechnungsstellung durch Motivgebende, fällig.

Fazit

Anfragen, die von Motivgebenden angenommen werden, haben große Chancen auf eine Buchung. Falls eine Buchung zustande kommt, setzt dies Prozesse in Gang, die zeit- und kostenintensiv sind und Planungssicherheit benötigen. Dreharbeiten und Fotoshootings bedeuten für alle Mitarbeiter und Beteiligten nicht etwa Urlaub, sondern konzentriertes Arbeiten im Team nach festem Dreh- oder Zeitplan. Alle Positionen bei Dreharbeiten sind tatsächlich sehr kostenintensiv und eine Produktion kann leicht in Millionenbeträge hineinwachsen. Aus diesem Grund bestehen Produktionen bei einer Location-Buchung auf Planungssicherheit, die in einem Motivvertrag Ausdruck findet.

Eine Vermietung an Film- und Fotoproduktionen ist nicht mit einer Vermietung an Feriengäste zu vergleichen und leider nicht durch einen Handschlag zu besiegeln. Damit jede Vermietung gut gelingt steht professionelles Know-How hinter der Plattform LocationRobot und an der Seite aller Motivgebenden.